45.担当者が相手に信頼される方法

以前、部長にはあまり仕事がなく、限られた役割を果たせばよい、と書きました。
では、業務の担当者になったら、どういう心構えで仕事に臨めばよいでしょうか？
どうしたら相手に信頼してもらえるでしょうか。 

私の答えは、「相手の知りたいこと全てを把握しておく」です。 

私は工場で新規アイテム導入の検査分析側の窓口でしたが、
海外の大手製薬企業の医薬品の重要原料の製造依頼がありました。
先方が提示してきた試験法のバリデーションや計測機器の設置～稼働適格性試験など、
米国GMPやFDAのガイドラインに従って実施する必要がありました。 

何度かベンダーオーディットにも対応しました。
製造担当、品質担当（私）に分かれて、ヒアリングや現場査察がありました。
先方の品質担当は30代と思われる女性が一人でしたが、
何度目かのオーディットの時、彼女が言いました。 

「いつも驚くことがある。
あなたは私が希望する資料を即座に出してくる。
そういう担当者は初めてだ。」 

これは、彼女が私を信頼しているという合図だと理解しました。
こいつに任せておけば、間違いはないだろう、
と思ってくれたに違いありませんし、事実私もその信頼を裏切らず、
順調にビジネスが進みました。 

査察までに、私は自分が担当する部分を全て把握していたし、
ガイドラインなども全て理解していました（と思います）。
どのファイルのどの部分になにが記載してあるか、
記録してあるかまで把握していたので、
彼女の英語が理解できれば、資料を示すことは容易でした。 

もちろん、そこまで理解できていれば、
査察での質問は想定範囲内のものばかりになります。
仮にガイドラインどおりでないことがあっても、
信頼関係のおかげでマイナーな改善要求で済みました。
（今はそんなことはないかもしれませんが。） 

担当者が信頼されるためには、
相手の知りたいことを想像する力と、担当については全てを把握することが大切です。 

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